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Die elektronische Rechnungsstellung unterstützt Sie beim Versand Ihrer Rechnungen.

Der herkömmliche auf Papier basierende Rechnungsversand in Unternehmen ist sowohl für den Versender als auch für den Empfänger ein aufwendiger und kostenintensiver Vorgang. Dieser kann durch den Einsatz moderner Medien wie E-Mail stark vereinfacht werden, so dass eine signifikante Kostenreduzierung durch Einsparungen von Druck-, Kuvertierungs- und Versandkosten sowie beim Personalaufwand erreicht werden kann. Zudem entfällt eine aufwändige und raumintensive Archivierung von papierenden Rechnungen wenn diese ausschließlich in elektronischer Form vorliegen. Ein weiterer positiver Aspekt ist die Erhöhung der Kundenbindung durch eine ebenfalls auf Seiten des Rechnungsempfängers anfallenden Zeit- und Kosteneinsparung aufgrund einer einfacheren und schnelleren Rechnungsprüfung. Neben der reinen Kosten- und Aufwandsreduzierung ergeben sich zusätzliche positive Begleiterscheinigungen im Bereich des Cash-Flow und -Management durch eine beschleunigte Distribution der Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungen. So können viele Unternehmen kein Skonto nutzen, da der hierfür eingeräumte Zeitraum bereits durch Rechnungserfassung, -prüfung und notfalls anfallender Rückfragen aufgebraucht wird.

Wird auf eine elektronische Rechnungsstellung in Unternehmen umgestellt, müssen die gesetzlichen Rahmenbedingungen jeweils für den Versender und Empfänger einer auf elektronischem Wege übermittelten Rechnung eingehalten werden. So muss diese seit dem 1.1.2002 laut §14 Abs. 4 USt

  • mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach SigG versehen sein und
  • diese wiederum vom Rechnungsempfänger auf ihre Gültigkeit hin geprüft werden

Seit Mitte 2004 werden per E-Mail übermittelte Rechnungen vom Finanzamt nur noch für den Vorsteuerabzug anerkannt, wenn die oben genannten Bedingungen eingehalten werden. Eine hieraus resultierende Konsequenz ist, dass elektronische Rechnungen ohne qualifizierte elektronische Signatur bereits von einigen Unternehmen ignoriert und nicht bezahlt werden bzw. Nachforderungen von Seiten des Finanzamtes anfallen.

Zusätzlich sind Unternehmen nach GDPdU verpflichtet elektronisch erzeugte Belege über einen langen Zeitraum ebenfalls elektronisch zu archivieren. Zu den archivierungspflichtigen Belegen nach GDPdU zählen sowohl

  • versandte und empfangene elektronische Rechnungen
  • als auch ein beim Empfang einer elektronischen Rechnung erstelltes Prüfprotokoll.

Diese gesetzlichen Rahmenbedingungen stellen für viele Unternehmen sowohl eine hohe technische Barriere als auch eine zusätzliche Investition dar. An dieser Stelle greift die Geschäftsidee des so genannten eBilling. Diese stellt Unternehmen eine Plattform zur Verfügung, die alle geforderten gesetzlichen Rahmenbedingungen erfüllt, in nahezu jeden bestehenden Workflow integrierbar ist, keine hohen Investitionen erfordert und zusätzlich ein Einsparungspotenzial auf Versender- und Empfängerseite bietet.

 

Elektronische Rechnungsstellung


Im folgenden besteht die Möglichkeit, dass Sie sich auf der Basis Ihres eigenen Rechnungsversandes ein Bild vom Potenzial der elektronischen Rechnungsstellung machen können.

 

 

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